Verhaltenskodex für Lieferanten der MedVision AG (Lieferanten-Kodex)

PRÄAMBEL

Die MedVision AG stellt medizinischen Einrichtungen Software-, Hardware- und Dienstleistungslösungen zur Verfügung, die diesen eine zielgerichtete, effektive und effiziente Patientenbetreuung ermöglicht. Neben einem hohen Maß an Sicherheit der von MedVision, unseren Kunden und Lieferanten verarbeiteten Daten legt MedVision höchsten Wert auf die Sicherheit der von unseren Kunden behandelten Patienten und auf die Einhaltung aller Gesetze, Normen und Verordnungen.
Die MedVision AG ist bestrebt, ihre Geschäftsbeziehungen auf der Grundlage von Integrität, Respekt und Nachhaltigkeit zu führen. Dieser Lieferanten-Kodex definiert die Mindestanforderungen, die alle Lieferanten in Bezug auf ethisches Verhalten, soziale Verantwortung und Umweltschutz einhalten müssen, um eine Geschäftsbeziehung mit der MedVision AG aufrechtzuerhalten; er dient als Leitfaden für unsere Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie unsere Werte und Erwartungen teilen und einhalten.
Der vorliegende Verhaltenskodex für Lieferanten der MedVision AG (Lieferanten-Kodex) gilt für externe Drittanbieter einschließlich verbundener Unternehmen und deren Unterauftragnehmer, die als Auftragnehmer, Dienstleister, Berater, Lieferanten und sonstige Vermittler (nachfolgend „Lieferanten“) Waren und/oder Dienstleistungen für die MedVision AG und deren Tochtergesellschaften (nachfolgend „MedVision“, „wir“ oder „uns“) bereitstellen.
Der vorliegende Lieferanten-Kodex legt die Erwartungen von MedVision an Lieferanten im Sinne von Mindestanforderungen nieder. Zur Erfüllung der in diesem Lieferanten-Kodex beschriebenen Anforderungen führen Lieferanten von MedVision angemessene Verfahren innerhalb ihrer Unternehmen wie auch in ihren Wertschöpfungs- und Lieferketten ein.

GRUNDSÄTZE FÜR LIEFERANTEN: GESETZESTREUES UND INTEGRES VERHALTEN

MedVision erwartet von Lieferanten gesetzestreues, ethisch verantwortliches und integres Handeln im Geschäftsleben.

1. Gesetzestreues Verhalten

Für MedVision ist die Einhaltung von Gesetzen, anwendbaren Normen und Verordnungen selbstverständliche  Grundlage allen unternehmerischen Handelns.
MedVision erwartet daher, dass alle Lieferanten alle für sein Unternehmen maßgeblichen Rechtsvorschriften, nationalen, europäischen und internationalen Gesetze, Verordnungen und Richtlinien einhalten, insbesondere zu:

• Arbeitsrecht und Sozialstandards
• Umweltschutz
• Produktsicherheit und -qualität
• Datenschutz (insb. DSGVO, BDSG)
• Antikorruption und
• kartellrechtliche Vorgaben,

sowie alle grundlegenden ethischen Grundsätze jederzeit und überall einhalten und angemessene Verfahren hierfür einführen; verbotene Handlungen sind zu unterlassen, selbst wenn dies zu wirtschaftlichen Nachteilen führt.
Lieferanten verpflichten sich, MedVision auch bei der Erfüllung erweiterter gesetzlicher und deklaratorischer Anforderungen zu unterstützen, insbesondere erforderliche Dokumentationen ordnungsgemäß und vollständig zu erstellen, zu pflegen und MedVision auf Anforderung vorzulegen. Lieferanten informieren MedVision unverzüglich über Gefahren und Risiken, die sich auf MedVision oder Kunden der MedVision auswirken können.
MedVision legt beim Umgang mit Geschäftspartnern ein gesetzestreues, professionelles, integres und faires Verhalten an den Tag und erwartet dies ebenso von jedem Lieferanten.

2. Menschenrechte und Arbeitsbedingungen

Lieferanten von MedVision achten und unterstützen innerhalb des Einflussbereichs ihrer Unternehmen den Schutz der internationalen Menschenrechte und machen sich nicht an Menschenrechtsverletzungen mitschuldig.
Lieferanten von MedVision sind zur Einhaltung aller arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften sowie zur Gewährleistung fairer Arbeitsbedingungen verpflichtet, einschließlich der Koalitionsfreiheit, angemessener Arbeitszeiten sowie gerechter und geschlechtsspezifisch unterschiedslos angemessener Bezahlung.
MedVision lehnt jede Form von Zwangs- oder Pflichtarbeit, Sklaverei, Kinderarbeit, Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung strikt ab: Lieferanten von MedVision sind zur Einhaltung aller entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen (u.a. in internationalen Konventionen und Abkommen, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetze, den Vorschriften zur Arbeitnehmerüberlassung und -entsendung, zur Sozialversicherung und zum Aufenthaltsrecht) verpflichtet.
Lieferanten von MedVision ist jede Diskriminierung aufgrund nationaler und ethnischer Abstammung, sozialer Herkunft, Gesundheitsstatus, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, Weltanschauung oder politischer Meinung, Alter oder Behinderung untersagt, sofern eine unterschiedliche Behandlung nicht in den Erfordernissen der Beschäftigung begründet ist.

3. Umweltschutz und Nachhaltigkeit

Lieferanten von MedVision müssen alle gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz der Umwelt, des Klimas und zum nachhaltigen und schonenden Umgang mit den natürlichen Ressourcen einhalten, schädliche Boden-, Gewässer-, Luft- und Lärmemissionen vermeiden und alle geltenden Regelungen und Standards betreffend die sachgerechte und umweltschonende Handhabung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen und den sicheren Umgang mit Gefahrstoffen und Altlasten befolgen und erforderliche behördliche Genehmigungen einholen und aufrechterhalten.
Lieferanten von MedVision sind dem Gedanken der Nachhaltigkeit verpflichtet und bemühen sich um Ressourceneffizienz und die Reduzierung unvermeidbarer Umweltbeeinträchtigungen auf das technisch und organisatorisch geringstmögliche Maß.

GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN & COMPLIANCE

MedVision setzt sich im Wettbewerb durch die besseren Produkte und Dienstleistungen durch. Korruption, Kartellverstöße, Geldwäsche oder der Verstöße gegen Handelsverbote und -beschränkungen dulden wir nicht (Zero-Tolerance): MedVision tätigt keine Geschäfte, die ohne solche Praktiken nicht erreicht werden können.
Im Rahmen von Geschäftsbeziehungen sind Interessenkonflikte offen zu legen, jegliche Form von Korruption zu vermeiden, die Anforderungen des freien Wettbewerbs zu wahren, Handelsverbote und -beschränkungen einzuhalten, Geldwäsche zu bekämpfen und alle Anforderungen an Produktsicherheit und Produktqualität einzuhalten.
Im Einzelnen:

1. Vermeidung von Interessenkonflikten

MedVision erwartet von jedem Lieferanten, Interessenkonflikte zu vermeiden, welche im Widerspruch zu einer objektiven und fairen Geschäftsbeziehung mit MedVision stehen oder die Geschäftsbeziehung mit MedVision beeinträchtigen könnten; jeder Lieferant wird MedVision über potentielle Interessenkonflikte unverzüglich informieren und diese offen legen.

2. Antikorruption und Geschenke

Lieferanten von MedVision dürfen MedVision-Mitarbeitern inadäquate persönliche Vorteile (Gegenstände, Geschenke, Dienstleistungen oder sonstige Zuwendungen wie persönliche Vorteile oder Gefälligkeiten) weder anbieten oder gewähren noch solche von unseren Mitarbeitern fordern oder annehmen.
Lieferanten von MedVision dürfen natürlichen oder juristischen Person inadäquate persönliche Vorteile weder anbieten, in Aussicht stellen noch gewähren, fordern oder annehmen, um neue Geschäftsabschlüsse zu sichern, bestehende Verträge aufrechtzuerhalten oder sonstige unangemessene Vorteile zu erlangen.
Geschenke und Einladungen sind nur zulässig, wenn sie angemessen sind, und nicht den Eindruck entstehen lassen, dass eine unzulässige Handlung des Empfängers bezweckt werden soll, wenn sie transparent gewährt und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Einschlägige, landesspezifische Gesetze sind zu beachten.

3. Schutz des freien Wettbewerbs

MedVision bekennt sich zu den Grundsätzen des freien und fairen Wettbewerbs. Lieferanten von MedVision verpflichten sich zur Einhaltung der diesen Wettbewerb schützenden Vorschriften des Kartell-, Wettbewerbsund Vergaberechts. Lieferanten von MedVision werden mit anderen Unternehmen (und insbesondere mit Wettbewerbern) keine formellen oder informellen Absprachen treffen, die den Wettbewerb verfälschen oder beschränken können (hierunter fallen insbesondere Preisabsprachen, Kunden- oder Gebietsaufteilungen oder Quotenabsprachen, aber auch bereits der Austausch von wettbewerbssensiblen Informationen und Geschäftsgeheimnissen).

4. Internationale Handelskontrollen

Lieferanten von MedVision halten alle für sie geltenden nationalen und internationalen Handelskontrollgesetze ein und stellen den zuständigen (Zoll-) Behörden diesbezüglich alle benötigten Informationen vollständig und wahrheitsgemäß zur Verfügung.

5. Bekämpfung von Geldwäsche

Lieferanten von MedVision halten alle gesetzlichen Verpflichtungen zur Prävention von Geldwäsche ein und ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um Vorgänge zu verhindern, die als Geldwäsche gesetzeswidrig sein könnten: Hierzu gehört die eindeutige Identifizierung aller Geschäftspartner, der Verzicht auf anonyme wirtschaftliche Transaktionen und die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Zahlungen und ihres Ursprungs.

6. Gewährleistung von Produktsicherheit und Produktqualität

Lieferanten von MedVision verpflichten sich, für an MedVision gelieferte Waren und Dientsleistungen stets die vertraglich vereinbarten oder allgemein anerkannten Qualitätsstandards und geltenden Produktsicherheitsvorschriften einzuhalten sowie ihre Produkte ordnungsgemäß zu kennzeichnen; sie übermitteln MedVision alle von MedVision benötigten Produktinformationen, Sicherheitsdatenblätter, Melde- oder Registrierungsbestätigungen, Anwendungsfälle und Gefährdungsszenarien sowie sicherheitsrelevanten Informationen unverzüglich.

7. Datenschutz und Vertraulichkeit

Lieferanten von MedVision behandeln alle Informationen über die Geschäftsbeziehung zu und die Geschäftstätigkeit von MedVision sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, geistiges Eigentum und vertrauliche Informationen der MedVision (einschließlich aller nicht öffentlichen strategischen, finanziellen, technischen oder geschäftlichen Informationen) („Vertrauliche Informationen“) streng vertraulich.
Lieferanten von MedVision schützen Vertrauliche Informationen durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, setzen sie ausschließlich im Rahmen der Lieferbeziehung zu MedVision ein und kommunizieren sie nur an berechtigte Empfänger und nur in dem Umfang, welchen diese zur Durchführung ihrer Aufgaben benötigen.
Lieferanten von MedVision respektieren die Sensibilität persönlicher Daten bei deren Erhebung, Speicherung und Verwendung; sie schützen diese durch einen sorgfältigen und verantwortungsbewussten Umgang und beachten die anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und andere anwendbare Datenschutzgesetze.

ÜBERWACHUNG & EINHALTUNG, KONSEQUENZEN VON VERSTÖSSEN

Zur Einhaltung der Vorgaben dieses Lieferanten-Kodex übernehmen Lieferanten von MedVision dessen wesentliche Aspekte in ihre eigenen Prozesse und Richtlinien und verwenden angemessene Ressourcen auf deren Erfüllung.

1. Implementierung und Überwachung der Grundsätze des Lieferanten-Kodex

Lieferanten von MedVision stellen die Einhaltung der Vorgaben dieses Lieferanten-Kodex durch geeignete interne Managementsysteme und Kontrollmechanismen sicher, die eine kontinuierliche Identifikation und Bewertung von Risiken in den von diesem Lieferanten-Kodex erfassten Bereichen sowie Maßnahmen zur Beseitigung oder Reduktion erkannter Risiken erlauben. Ordnungsgemäße Dokumentationen können als Nachweis für die Einhaltung der Grundsätze dieses Lieferanten-Kodex dienen. MedVision behält sich das Recht vor, die Einhaltung der Grundsätze des vorliegenden Lieferanten-Kodex in geeigneter Weise zu überprüfen, bei Bedarf auch im Wege von Audits durch MedVision oder von MedVision beauftragte qualifizierte Dritte; Audits sind zu den üblichen Geschäftszeiten durchzuführen sowie vorab schriftlich anzukündigen und abzustimmen, wenn nicht unangekündigte Ausdits vertraglich vereinbart sind.

2. Meldungen; Konsequenzen bei Verstößen

Lieferanten von MedVision melden Verstöße gegen die Grundsätze dieses Lieferanten-Kodex, die Auswirkungen auf die Geschäftsbeziehung zu MedVision oder Kunden der MedVision haben können, unverzüglich an MedVision. MedVision wird mit dem Lieferanten bei der Konzeption und Umsetzung von geeigneten Korrekturmaßnahmen zusammenarbeiten.
Die Einhaltung des vorliegenden Lieferanten-Kodex stellt einen wichtigen Aspekt bei der Lieferantenauswahl dar: Verstöße können dazu führen, dass wir die Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten überdenken und beenden.

3. Änderungen des Lieferanten-Kodex

MedVision behält sich vor, diesen Lieferanten-Kodex jederzeit zu ändern, insbesondere an neue rechtliche Vorgaben anzupassen. Lieferanten von MedVision werden über solche Änderungen informiert.

4. Zustimmung zum Lieferanten-Kodex

Die Aufnahme und Fortführung einer Geschäftsbeziehung mit der MedVision AG hängt maßgeblich davon ab, dass Lieferanten diesen Lieferanten-Kodex zu Kenntnis nehmen, akzeptieren und einhalten.
Lieferanten von MedVision stimmen durch die Annahme eines Auftrags oder einer Bestellung von MedVision diesem Lieferanten-Kodex in der jeweils gültigen Fassung zu und akzeptieren seine Geltung für die Geschäftsbeziehung mit der MedVision AG.

KONTAKT FÜR LIEFERANTEN VON MEDVISION

Bei Fragen oder Hinweisen hinsichtlich der Anwendung und Umsetzung diesen Lieferanten-Kodex stehen Lieferanten von MedVision folgende Ansprechpartner zur Verfügung:

→ Einkauf der Medvision AG, Telefonnummer +49 (0)2303 25202910, E-Mail: einkauf@medvision.de

Stand

Der Lieferanten-Kodex befindet sich auf dem Stand von 05.03.2025.

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